EINFÜHRUNG
Es ist eine weltweit verbreitete Praxis, dass Mitarbeiter Firmenwagen auch für private Zwecke nutzen dürfen.
Dies ist für Unternehmer eine attraktive Möglichkeit, einen Bonus zu gewähren, um so qualifizierte Mitarbeiter zu finden und zu binden und die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu steigern. Aber wie kann man diesen Prozess effektiv überwachen und verwalten, Fahrberichte erstellen und einen Fahrzeugmissbrauch auf einfache Weise unterbinden? Um Unternehmen dabei zu unterstützen, hat Teltonika einen speziellen GPS-Tracker-Modus entwickelt.
PROBLEMSTELLUNG
In vielen Länder dieser Welt ist es gängige Praxis, dass Unternehmer die Nutzung von Firmen-, Last- oder Lieferwagen für private Zwecke gestatten.
Zum Beispiel, um regelmäßig zwischen Wohnung und Arbeitsplatz zu pendeln; Privatfahrten zu erlauben, die nichts mit der Arbeit zu tun haben (z. B. Fahrten zum Krankenhaus, Einkaufszentrum, Beerdigung etc.); das Fahrzeug an Feiertagen oder am Wochenende zu nutzen oder sogar das gelegentliche Fahren des Firmenwagens für Angehörige des Mitarbeiters gestatten.
Die Nutzung eines Firmenwagens wird in vielen Fällen als attraktiver Vorteil durch Mitarbeiter angesehen, der die Notwendigkeit der Anschaffung eines eigenen Fahrzeugs überflüssig macht und eine erhebliche Menge Geld spart, weil u.U. ein notwendiger Anschaffungskredit für ein Auto entfällt. Für Unternehmen ist die Gestellung eines Firmenwagens eine Möglichkeit, um die besten Mitarbeiter auf dem Markt für sich zu gewinnen und halten zu können. Und es gibt noch mehr zu beachten: Wenn ein Arbeitnehmer ein Firmenfahrzeug privat nutzt, ist dies in einigen Ländern steuerpflichtig und muss den Behörden gemeldet werden. Für diesen Fall muss es eine praktische, zuverlässige Methode geben, um eine zumindest fehler- und widerspruchsfreie Fahrtberichterstattung ohne übermäßigen Papierkram zu ermöglichen und die von den zuständigen Behörden akzeptiert wird.
Wie kann man eine „faire Nutzung“ der privaten Nutzung von Firmenfahrzeugen effektiv überwachen und verwalten? Wie viel ist zu viel und wie erlangen Sie als Firmeninhaber darüber Kenntnis?
Zusammenfassend gibt es einige Lösungsmöglichkeiten dafür:
- Verfolgen Sie Mitarbeiter nur während der Arbeitszeit, indem Sie nach der Arbeit/Bürozeit eine Art Privatmodus aktivieren.
- Deaktivieren Sie die Standortverfolgung der Mitarbeiter in fraglichen Zonen, wenn bestimmte Geozonen betreten (z. B. Heimat-/Wohngebiete) werden.
Unter Berücksichtigung aller oben genannten Punkte stellt sich hier die Frage: Wie können die Geschäftsinhaber und Flottenmanager ihren Mitarbeitern die private Nutzung von Firmenwagen erlauben und gleichzeitig einfach den Prozess und gegebenenfalls einschränken?
NAVANDi unterstützt Unternehmen und Organisationen dabei mit der Softwareanwendung NAVANDI Telematik und GPS Trackern von Teltonika, die Privat- / Geschäftsfahrt Funktion umzusetzen.
LÖSUNG
Der private/geschäftliche Fahrmodus ist eine hilfreiche Funktion von NAVANDi Telematik, die es ermöglicht, Fahrern und/oder dem Flottenmanagement, die GPS-Datenverfolgung des Fahrzeugs vorübergehend unkenntlich zu machen. Unternehmensflotten können diese Funktion nutzen, um Mitarbeitern (Fahrern) die private Nutzung eines Firmenwagens zu gestatten und dabei die Privatfahrten in den Fahrberichten kenntlich zu machen.
Selbstständige können somit ihr eigenes Auto ganz einfach in Betriebsvermögen umwandeln. Mit der speziellen Firmware-Option von Teltonika, der Version 03.25.15.Rev.133.
werden über das elektronische Logbuch des GPS-Trackers im aktiven Business-Fahrmodus alle vorkonfigurierten Parameter von Teltonika an unsere NAVANDi Telematik gesendet. Wenn der private Fahrmodus aktiviert wird, werden Kilometerstände (optional) und einige andere Ereignisse NICHT registriert bzw. unkenntlich gemacht. Außerdem ermöglicht dieser Modus europäischen Unternehmen, die EU-Datenschutz-Grundverordnung einzuhalten.
Der private Fahrmodus kann auf verschiedene Arten (auch bekannt als Trigger) aktiviert werden, z. B. durch Verwendung des digitalen Tracker-Eingangs (DIN), der mit einer Taste verbunden ist und vom Fahrer betätigt wird, als GPRS/SMS-Befehl vom Flottenmnager oder automatisch mit der Verwendung von Gezäunen.
In der NAVANDi Telematik Software wird ein sogenannter Sensor für den Privatfahrmodus eingerichtet. Wenn bei diesem Sensor die Option „Standort ausblenden“ aktiviert ist, werden die Positionsdaten nicht gespeichert. Auf der Monitorkarte wird neben dem Fahrzeugsymbol ein durchgestrichenes Auge dargestellt.
TOPOLOGIE
VORTEILE
- Problemlose Überwachung und Handhabung der privaten/geschäftlichen Nutzung von Fahrzeugen für Flotten jeder Größe – einfach zu bedienender und genauer privater/geschäftlicher Fahrmodus mit Automatisierung der wöchentlichen Zeitplaneinstellungen und mehreren Modi Aktivierungsoptionen, um die Anforderungen eines Unternehmens zu erfüllen.
- Steigert die Disziplin der Fahrer und fördert wünschenswerte Fahrzeugnutzungsgewohnheiten - die ständige Verfolgung und Überwachung der Routine des Flottenpersonals in Kombination mit einem geeigneten Motivationssystem wird dieses Verfahren rationalisieren. Alle Fahrer werden zur Rechenschaft gezogen, kein Missbrauch oder Rätselraten mehr.
- Sorgt dafür, dass Unternehmen die lokalen Steuergesetze und -vorschriften einhalten – wenn nötig, können die erforderlichen Berichte rechtzeitig erstellt und mit einem Schaltflächenklick den zuständigen Behörden übermittelt werden, wodurch unnötiger Papierkram, Fehler und Strafen für ungenaue oder verspätete Berichtseinreichung vermieden werden.